查档案的时候如何录入内容？这是去过档案馆工作的人都要面临的问题。在英国各种地方查档的时候，一般带着纸和铅笔（档案馆一般不允许签字笔）来查的都是老爷爷老奶奶这个年龄段的，年轻一点的都用电脑。但是用什么软件录入？直接打开Word？我早就排除了这个选项。最近尝试了一些软件，各有优劣，但我最想推荐的还是Notion，对于查档来说几乎完美。本期安利一下Notion，主要从查档案的角度讲。掌握了数据库这个功能以后，除了收集档案还可以干很多别的。
Notion下载链接：https://www.notion.so/
Tropy, OneNote, Notion
一般来说查档案都有两个步骤：先决定查什么，再到档案馆当地去查。除了那些原始状态没人编目的档案以外，一般的公共档案如英国的National Archive，各种博物馆、研究所等都是有在线目录的，所以我们第一步都要看在线目录，以及其他学者引用的档案。因此，最理想的软件应该是两个步骤通用的：先从在线目录里挑出一个列表，记录要点，到了档案馆再完善。
这一点上，专为档案研究者设计的软件Tropy就略有不足。Tropy的存储单位是图像，只能导入JPEG/TIFF等等图像格式，你在第一步的时候无法使用它。但是我完全不是说Tropy不好！我是非常粉Tropy的，Tropy最大的用处是帮助你创建一整个图像库。等我闲下来还会写一篇英文文章，标题都想好了：From Photothek to Tropy: Practising Iconography in History of Science. 下图就是对我来说Tropy的最大用处。
在我的archive workflow中，Tropy的作用体现在查完一天档案回家转写的时候。很多档案馆对拍照片的数量有限制，所以你在档案馆大部分的时间还是花在录入上，照片一般只拍确定要引用的，或者实在很长看不完的。下图是Tropy的官网图。
因此在确定Tropy无法满足全部需求后，我又尝试了OneNote，可以说满分5分打3分还是可以的。做法也很简单，先把在线目录里的内容copy进OneNote，放在相应笔记本下，到了档案馆再对着相应的手稿录入。但是这样做问题也很明显。
问题一：OneNote笔记本的组织是文件夹逻辑，也就是一样东西必须要属于一个夹子/一样东西只能属于一个夹子。这其实不适用于组织档案。可以看到为了便于使用，我基本按主题组织信件，但是一封信很多时候不仅有一个主题，这种时候按照标签组织是更好的。OneNote也有标签功能，但很繁琐，而且它的标签主要是为To Do/Important/Remind Later这样的工作内容设计的，并不是便于检索的主题标签。
问题二：档案材料里的很多信息得不到利用。想按照日期、收信人、寄信人等元素筛选材料，都只能用一个可怜巴巴的搜索功能。这充分说明了想要好好利用档案，就要档案做成一个有各种索引方式的个人数据库。现在很多公共档案都有在线的数据库，最便捷的办法就是从数据库中来，到数据库中去，能够一次将别人编目好的索引拿过来。这两点Notion都能做到。
Notion的数据库功能
对于Notion，大家都知道它可以当印象笔记用，但我认为它的数据库功能才是最强的，颠覆了我们习惯的收集信息的逻辑。数据库创建起来其实很简单，如图创建新页面的时候，选择Database（收集档案第一步选Table较为合适，后面我们会知道另外几种的意思）就会自动生成一个新表。
每一个Property可以选择模式，模式如下。
表格中添加的每一个条目会生成一个单独页面，这一点是非常赞的。下图是一个范例，来自我最近为了申请Funding做的查档计划。可惜附件图片还不能在Notion里旋转、裁剪，如果支持图片编辑Notion就彻底无敌了。不过对于查档来说，精细的图片观察和处理可以交给Tropy。
下面是我最近查剑桥Fitzwilliam Museum的John Linnell档案，十九世纪初的英国水彩画家圈子，我看的主要是他和Cornelius Varley及其家人的通信。我的研究课题是系里博物馆一个Varley做的用来辅助画画的望远镜，形制上算是望远镜、显微镜和camera lucida的结合。当时特别流行，不少名画家都用过。
如同，可以看到日期是可以在日历上选的，如果点击档案左上角的Calendar View，还可以看到一个日历视图。可惜这份档案的日期不是很临近，理想的效果应该是日历上显示出一排条目，非常方便。
Place, Writer, Recipient 的标签是上面图中的multi-select模式生成的。选择好标签之后，在左上角选择Tag View，就可以看到分类筛选的结果。如图是以Writer为单位的筛选。
以上是Notion数据库的基本结构和添加方法。我在前面说了，一个好的查档工具应该做到同时满足线上目录提取和档案馆使用的需求。下面就说一下如何利用Notion存储网络内容。
利用Notion存储网络信息
在上面的数据库中，不少内容是通过网页添加的。安装一个Notion的Chrome插件，就可以一键将网页上的文字和图片（以及链接）存进笔记里。例如下面这个档案条目，其实是通过博物馆网站直接存的，文字我完全没有编辑。这样就将一个转写好的档案条目存了下来，作为“即看即存”是非常方便的，在大量浏览信息时可以省去不少精力。
下图是另一个档案目录搜索结果，文字都没有经过编辑。可以看到Notion直接保存了档案的描述和Reference Mark，有时候还会自动存成子数据库格式（图二），这样你去查档案时还可以继续在子数据库里添加条目。当然现在抓取的结果还不是很智能，有时候乱乱的，需要二次完善。
图片也可以自动保存，效果如图。
用手机也可以一键添加，操作如下，结果是一样的。如果你建了不止一个数据库，记得在图二的页面选择正确的那个。
下面放一下我最近在做的查档计划，这都属于查档前第一步的网上工作，全都是利用插件把档案目录存下来——打标签整理。反正做起来很爽，哈哈。
最后还要提到Notion数据库的一个特别作用。配合Chrome插件、网友制作的网页爬虫，以及其他生成PDF附件、截长图、internet archive wayback machine等技巧，我们还可以制作这样的数据库记录历史。
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